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如何控制(control)会议现场

提示:做好会议的准备之后,会议主持者可以开始会议。在会议过程(process)中,每个人都希望会议能顺利地进行,但是也经常会有一些意想不到的问题会出现,这就需要会议主持者有效地控制会议的现场。


1无人回应

 


会议进行过程(process)中,当会议主持者提出一些问题时,存在没有任何人回答的可能(maybe),在这种情况(Condition)下,会议主持者应该怎么办呢?没有人应答的场面会对整个会议目标(cause)的达成产生负面影响,因为得不到反馈(feedback)。主持人具有采、编、播、控等多种业务能力,在一个相对固定的节目中,作为主持者和播出者,集编辑、记者、播音员于一身。会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议。
当遇到这一问题时,会议主持人就应该使用(use)一些技巧(Skill)来鼓励参会者的发言。主持人是指具有采、编、播、控等多种业务能力,在一个相对固定的节目的个人。集编辑、记者、播音员于一身。在广播或电视中,出场为听众、观众主持固定节目的人,叫做节目主持人。由固定的真实人物为听众或观众主持固定的节目,叫做主持人节目。简单的办法就是点出参会者的名字,这样冷场的局面就很容易打破。此外,会议主持者还可以通过运用眼神来鼓励参会者发言。
实际上,会议主持者点到一个人名字时,这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题。而且往往在首位参会者发言之后,其他参会者就会开始活跃(Active)起来,踊跃地发言。实际上,这跟人与人之间的破冰有关,会议主持者应打破沉默的坚冰,开好会议的头,不将沉默带到会议的过程(process)中。


2个别参会者不停地大发议论


与冷场相反,个别参会者有时不停地高谈阔论,也会造成尴尬(embarrassed)的局面。会议的大部分时间被个别的同事独自占去了,会议俨然成了他的个人专场,作为会议的主持人又应该怎么办呢?

◆直接打断,回避这个问题,进行下面的议题作为会议主持人,有推进会议议程的职责。于是很多会议主持者就会直截了当地打断,回避问题,直接转到下面的议题。实际上,这种做法是错误的,这是主持人不能控制(control)局面的典型表现。回避这个问题,会造成不好的结果。如果议题还没有讨论,只有一个人在没完没了的发言,而会议主持者就当作讨论完了,这是主持者不能掌控局面的一个典型的表现。

◆让员工充分发表意见,并试图参与讨论。基于民主的想法,很多会议主持者会采用“让员工们充分发表意见,并试图参与讨论”的方法(method)来解决个别参会者大发议论的问题。这种做法也是错误的,如果每提出一个问题都如此进行,会议将占据工作(job)的全部时间。因为如果员工提出一个问题就进行讨论,参与者将轮流(take turns)成为主持人,那么所有的时间就被讨论这些细枝末节的问题所占去了。

◆打断,并要求大家先集中问题,再有针对性地解决一个方法是“打断,并且要求大家先集中问题”,如果问题是共性的,那么有针对性的解决;如果问题不是共性的,则可以略过,与员工在会后单独地解决。解决主要问题是提高会议效率(efficiency)的好方法。在有人不停地大发议论时,会议主持者要打断,征求大家的意见,然后继续推动会议的议程。此外,会议主持者还可以通过限制发言时间的办法制止个别人不停地大发议论。

 


3进行小范围(fàn wéi)的讨论


在经理或主管的心目中,可能(maybe)会有个别员工,该员工可能(maybe)是经理培养发展的对象,也可能(maybe)是能带来很好业绩的员工。主持人具有采、编、播、控等多种业务能力,在一个相对固定的节目中,作为主持者和播出者,集编辑、记者、播音员于一身。通常在这种情况(Condition)下,一旦他们提出问题,主管或经理在作为会议主持时,就愿意多跟他们进行沟通,结果可能(maybe)就会使其他的员工感觉受到冷落。那么,会议主持者应该如何有效地避免这种情况的发生呢?

◆对参会者提出的问题置之不理,进行下面的议题对参会者提出的问题置之不理,是会议主持者很容易也直接想到的办法。但是这种做法是错误的,鼓励参会者提出问题是会议主持者的职责,如果对参会者提出的问题置之不理,不仅会直接打击参会者的积极性,更重要的是对于解决问题毫无帮助。因为,会议主持者没有确定该问题是否属于共性的问题,就直接放弃了,对于会议目标(cause)的达成会有负面的影响,很容易造成损失(loss)。

◆建议其他员工也就此发表意见,大家都参与讨论,建议其它员工也就此发表意见,参与讨论是主管从个人角度(angle)判断,该参会者提出的问题属于共性问题,因此建议其他员工也就此发表意见的一种做法。实际上,其他参会者不一定了解该问题的前因后果,因此不一定能有效地提出多少意见和建议。有调查(diào chá)数字显示由于个别员工提出个性问题而致使会议跑题的现象大约占整个会议的50%。而有83%的人会对会议跑题感到苦恼,由此可见这是一个十分严重的问题。因此,这是一种错误的做法。如果每提出一个问题都如此进行,会议将占据了工作(job)的全部时间。()

◆重复(repeat)参会者提出的问题,并参其他参会者确认此问题有无共性,这是会议主持者正确的做法。既然会议主持者鼓励参会者提出问题,那么就要正视所提出的问题,向参会者确认其所提出的问题,并与其他参与者共同确认该问题的可探讨性。此外,如果会议主持人企图以更大的声音压倒小会的声音,只会获得适得其反的不良结果,弄得自己疲惫不堪。


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